Consilium: Membangun Komunikasi Efektif pada Organisasi

Lombok Tengah – Seiring perkembangan teknologi dan kebutuhan informasi yang demikian cepat, maka komunikasi efektif menjadi hal yang paling dibutuhkan. Tidak hanya dalam lingkup personal, juga urgen dalam suatu institusi (organisasi kerja). Komunikasi merupakan bidang penting dalam manajemen organisasi yang hakekatnya untuk mencapai suatu tujuan melalui (bersama) orang lain. Communication sejatinya bersumber dari kata communis yang artinya sama; maksudnya adalah kesamaan makna. Maksud ini diperjelas Davis (1962) menjadi proses penyampaian informasi dan pengertian dari orang yang satu ke yang lain. Batasan ini dielaborasi Cooley (1996) menjadi suatu mekanisme melalui hubungan antarmanusia yang ada; dalam mana semua simbol dari pikiran dikembangkan secara bersama dengan maksud untuk disampaikan melalui ruang dan waktu. Dalam hal ini termasuk ekspresi wajah, sikap, isyarat, tekanan suara, lukisan, telepon dan apa saja yang berkonsekuensi terhadap penggunaan ruang dan waktu. Pemahaman kaffah terhadap batasan ini akan berdampak real terhadap kemampuan seseorang membangun relasi positif dalam suatu organisasi melalui komunikasi efektif.

Langkah awal membangun komunikasi efektif dalam suatu organisasi (baca: institusi) dapat dilakukan dengan memilih beberapa alternatif bentuk komunikasi yang lazim dipergunakan. Seperti komunikasi kata, tanpa kata, sentuhan, kebendaan, bunyi, tulisan atau dengan mengkolaborasikan bentuk-bentuk komunikasi tersebut. Kondisi yang dihadapi biasanya berperan penting terhadap bentuk komunikasi yang dipilih dan pola keberhasilan dalam membangun relasi di tempat kerja.

Pilihan dan tetapan terhadap bentuk komunikasi bermuara pada proses komunikasi yang dibangun dengan terlebih dahulu memperhatikan clue dalam berkomunikasi yaitu siapa yang menyampaikan, tentang apa, kepada siapa, melalui saluran atau media apa dan dengan tujuan apa. Sumber (komunikator) merupakan awal proses komunikasi. Agar komunikasi mengena, komunikator harus memiliki sifat empathy, credible, situational acuity (ketajaman membaca situasi) dan communication skills. Isi pesan yang hendak disampaikan dalam komunikasi, sebaiknya dipahami terlebih dahulu apakah bersifat denotatif atau konotatif sehingga cara penyampaiannya dapat disesuaikan. Pesan hanya dapat dipahami secara maksimal jika pengirim dan penerima memakai bahasa atau simbol yang sama. Artinya, komunikator juga harus memperhatikan penerima pesan, meskipun dilihat sebagai bagian terakhir dalam proses komunikasi, namun sangat penting dan menentukan. Sebab berhasil tidaknya komunikasi tergantung pada penerima, apakah ia mengerti atau tidak, setuju atau menantang. Tidak akan terjadi komunikasi sehati bila kedua pihak sama-sama tidak berusaha membangun mutual understanding.

Tidak dapat dipugkiri bahwa, terkadang proses komunikasi yang dibangun mengalami sumbatan (hambatan). Dalam tubuh organisasi dominan disebabkan oleh masalah semantik, sintaksis, psikologi dan sosial. Hal ini menjadi sangat penting diperhatikan mengingat kemampuan individu sangat variatif. Masalah semantik timbul dalam pemilihan dan penyampaian kata yang dipergunakan. Dalam bahasa yang sama dapat juga menimbulkan penafsiran berbeda. Apalagi komunikasi terjadi pada pegawai yang dasar pemikirannya lain, berpotensi menimbulkan multitafsir dari komunikan. Kesalahan perumpamaan kata dapat saja terjadi, kalau komunikator tidak hati-hati memilih kata yang akan digunakan untuk menyampaikan pesannya. Masalah ini dapat berkembang dan menjadi lebih kompleks jika didukung sintaksis yang juga tidak memadai. Termasuk jika komunikator lalai terhadap penyusunan struktur kata atau menyusun kata tidak sebagaimana mestinya, sehingga pengertiannya menjadi kabur dan sukar dipahami. Untuk mengatasi masalah ini perlu menyusun kalimat yang pendek dan tepat artinya. Satu kalimat sedapat mungkin diusahakan mengandung satu pengertian saja. Sementara masalah psykologis cenderung berhubungan dengan faktor pengalaman dan latar belakang seseorang. Perasaan takut dikritik atau takut mengatakan sesuatu yang berlainan dengan pendapat orang lain, membuat seseorang lebih baik memilih diam dan tidak memberi reaksi.

Masalah sosial dapat terjadi karena salah tanggap atau perasaan curiga yang telah terbentuk pada anggota komunitas melalui proses sosial. Sistem heirarki dalam struktur sosial, baik makro maupun mikro, mengakibatkan perbedaan pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab. Konsekuensi logisnya tentu ada sebagian individu yang memperoleh kesempatan luas menyampaikan ide, sementara yang lain tidak (disesuaikan dengan kewenangan masing-masing). Secara psikologis, pola komunikasi seperti ini mendorong orang untuk bersikap apatis. Menumbuhkan semangat kreatif, inovatif dan inisiatif tentu menjadi pilihan untuk meminimalisir bottle-neck ini. Kontrol yang efektif terhadap bawahan juga perlu dibangun sehingga penyimpangan atas sistem, bila terjadi, cenderung dapat segera diperbaiki atau diobati.

Strauss dan Sayles (1960) mengemukakan bahwa komunikasi efektif akan terjadi bila ada pandangan yang sama di antara orang-orang. Bila seseorang merasa nyaman, dia akan dapat berbicara dengan rekan kerjanya dengan mudah. Jika muncul perasaan tidak senang, maka akan menimbulkan kesalahpahaman, pengertian yang salah, desas-desus dan penyimpangan. Dalam hal ini dapat dikatakan bahwa komunikasi merupakan variabel bebas. Jika hubungan antarmanusia baik maka komunikasi menjadi mudah, sebaliknya bila hubungan antarmanusia buruk maka komunikasi menjadi sulit dan mungkin tidak berhasil.

Membangun hubungan baik dengan kolega merupakan hal yang sangat penting. Hubungan baik yang dimiliki saat bekerja dapat berpengaruh pada kinerja. Selama bekerja tentu akan selalu bertemu, berhubungan dan berkomunikasi secara langsung dengan kolega kerja. Sayangnya, masih banyak karyawan yang menyepelekan hal ini sehingga terjadi salah komunikasi yang pada akhirnya berdampak buruk pada kredibilitas dan produktivitas kerja. Menciptakan hubungan yang baik dengan kolega mungkin bukan hal yang mudah bagi sebagian orang. Yang perlu dilakukan adalah membangun cara komunikasi yang berbeda antara satu orang dengan lainnya, karena tentu kita tidak dapat memperlakukan semua orang dengan cara yang sama. Semoga Bermanfaat ….

#IR#

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*